Festanstellen war gestern: 3 Gründe, warum ein virtuelles Backoffice Ihr Unternehmen bereichert

Völlig flexibel Mitarbeiterengpässe ausgleichen und gleichzeitig gezielte Fachexpertise einkaufen: In einigen deutschen Mittelstands-Unternehmen ist dies bereits Alltag – und die Geschäftsführer sparen dabei unter dem Strich sogar noch Geld.

 

Der Einsatz von externen Dienstleistern wie einem virtuellen Backoffice ist seit 2020 endgültig auch in Deutschland salonfähig geworden. Viele Unternehmen fördern auf diese Weise bereits heute ihr kontinuierliches Umsatzwachstum.

Andere Unternehmen tasten sich nach und nach an das Thema heran und erkennen die neuen Potenziale erst langsam als einen möglichen Lösungsweg, um die Geschäftsentwicklung voranzubringen.

 

In diesem Artikel erfahren Sie, warum der verstärkte Einsatz von externen Dienstleistern für den deutschen Mittelstand längst überfällig war und wie auch Ihr Unternehmen davon profitieren wird.

 

In vielen kleinen und großen Unternehmen ist es an der Tagesordnung, dass der Unternehmer eine Vielzahl an Zusatzaufgaben übernimmt. Dies resultiert oft noch aus der Gründungsphase des Unternehmens.

 

Unterschiede zwischen Festangestellten, freien Mitarbeitern und externen Dienstleistern

Festangestellte

Fest angestellte Mitarbeiter unterliegen bestimmten, gesetzlichen Reglungen. Sie genießen einen Kündigungsschutz und sind quasi im Gegenzug vertraglich dazu verpflichtet, die vereinbarten Arbeiten zu leisten. Zudem gelten Kündigungsfristen, weshalb weder Arbeitgeber noch Arbeitnehmer von einem Tag auf den anderen kündigen können.

 

Es ist üblich, Festangestellten Kernarbeitszeiten vorzugeben und sie zum Beispiel durch Sonderzahlungen zu motivieren. Durch die Bindung ergibt sich oft eine längere Zusammenarbeit, weshalb fest angestellte Mitarbeiter die Unternehmensabläufe gut kennen und mit den Gepflogenheiten eher vertraut sind als externe Mitarbeiter.

Freie Mitarbeiter

Ein freier Mitarbeiter ist selbstständig tätig und dem Auftraggeber gegenüber nicht weisungsgebunden. Das bedeutet, dass er seine Arbeitszeit und seinen Arbeitsort frei wählen kann.

 

Als Auftraggeber haben Sie jedoch gleichzeitig den Vorteil, dass Sie die Zeit und somit die Kosten genau kalkulieren können. Der freie Mitarbeiter wird nach Auftragsvolumen bezahlt und trägt seine Sozialversicherungsabgaben selbst.

Darüber hinaus genießt er keinen betrieblichen Kündigungsschutz. Die Zusammenarbeit mit einem freien Mitarbeiter gestaltet sich also deutlich flexibler.

Externe Dienstleister

Anstatt einen einzelnen, freien Mitarbeiter zu suchen, gehen immer mehr Auftraggeber dazu über, direkt einen professionellen, externen Dienstleister zu beauftragen. Diese virtuellen Teams bestehen aus mehreren Fachkräften mit viel Erfahrung, die so auf einen Schlag das eigene Team verstärken.

 

Als Auftraggeber genießen Sie dieselbe Flexibilität wie mit einem freien Mitarbeiter, erhalten jedoch deutlich mehr Expertise und Planungs-Sicherheit. Denn ein weiterer Vorteil von externen Dienstleistern besteht darin, dass krankheits- oder urlaubsbedingte Ausfälle nicht mehr vorkommen, da einfach ein anderes Team-Mitglied die Aufgaben übernimmt.

 

Ein Beispiel dieser externen Dienstleister, das in den letzten Jahren immer beliebter wird, ist das virtuelle Backoffice. Es übernimmt vielfältige Aufgaben von der E-Mail-Korrespondenz bis zum Projektmanagement.

3 Gründe, warum ein virtuelles Backoffice Ihr Unternehmen erfolgreicher macht

1.     Es senkt Ihre Fixkosten

Wenn Sie sich für einen externen Dienstleister entscheiden, entstehen keine Fixkosten. Denn Sie zahlen nur für die konkrete Dienstleistung, die Sie beauftragt haben und auch nur dann, wenn die Qualität Ihren Erwartungen entspricht.

 

Außerdem sparen Sie sich Sozialversicherungsabgaben und die Lohnfortzahlung im Urlaub sowie Krankheitsfall. Wenn Sie die neuen Kollegen wie bei der Zusammenarbeit mit einem virtuellen Backoffice rein remote einstellen, müssen Sie nicht einmal Arbeitsplätze bereitstellen.

2.     Es steigert Ihre Flexibilität

Ein virtuelles Backoffice kann kurzfristig eingesetzt werden und Sie sind ihm gegenüber nicht an die arbeitsrechtlichen Vorgaben gebunden.

Aus diesem Grund können Sie die Zusammenarbeit bei hohem Arbeitsaufkommen schnell intensivieren und im Sommerloch einfach herunterfahren.

 

Diese maximale Flexibilität macht Ihr Unternehmen nicht nur anpassungsfähiger an aktuelle Marktentwicklungen. Sie führt auch dazu, dass ihre neuen Kollegen stets motiviert sind, eine problemlose Zusammenarbeit zu gewährleisten und beste Ergebnisse abzuliefern.

3.     Es erhöht Ihre Fachexpertise

Gerade ein virtuelles Backoffice lebt davon, für unterschiedliche Auftraggeber tätig zu sein. Durch die Mitarbeit an unterschiedlichen Projekten verfügen die Mitarbeiter über einen hohen Erfahrungsschatz und können ein Fachgebiet aus unterschiedlichen Blickwinkeln betrachten.

 

Darüber hinaus können Sie das virtuelle Backoffice zielgerichtet für eine genau definierte Aufgabe einsetzen, aber auch ein breites Aufgabenspektrum zuweisen.

Hierauf sollten Sie bei der Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister unbedingt achten:

Die Grundlage für eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister ist ein gewisses Maß an Vertrauen und ganz klare Absprachen. Es ist wichtig, dass die neuen Mitarbeiter in bereits bestehende Prozesse eingegliedert werden und wissen, von wem sie welche Informationen erhalten.

 

Unsere Erfahrung zeigt, dass ein strukturierter Einarbeitungsplan die Zusammenarbeit für beiden Seiten deutlich erleichtert.

 

Regelmäßige Rücksprachen vor allem in der Anfangszeit sind ein weiteres Erfolgsgeheimnis dieser flexiblen Kooperationsform.

 

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