3 Schritte, um Ihr Backoffice effizient zu digitalisieren

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen und ganzer Geschäftsmodelle ist in aller Munde. Vor allem durch die Einschränkungen in Folge der Corona-Pandemie wurde erkennbar, wie wichtig eine gelungene Digitalisierung für Unternehmen ist: Denn während manche wie bisher weiterarbeiten konnten, mussten andere mehrere Wochen komplett schließen.

 

Doch was bedeutet es ganz konkret, sich digital aufzustellen? Und warum ist das Backoffice der Unternehmens-Bereich, bei dem es sich am meisten lohnt?

 

Wie auch Sie Ihr Backoffice effizienter gestalten und von der Digitalisierung profitieren können, erfahren Sie in diesem Blogartikel.

Was bedeutet eigentlich „Digitalisierung“?

Vereinfacht gesagt bedeutet Digitalisierung, dass immer mehr aus der „realen und anfassbaren Welt“ in die digitale Welt übertragen wird. Das können Produkte, Dienstleistungen, Prozesse, Kommunikationswege und vieles mehr sein.

 

Prominente Beispiele aus dem Privatbereich sind Bücher und Filme. Während man früher ein echtes Buch aus Papier in der Hand hielt und eine DVD in den Player schob, so nutzt man heute einen E-Book Reader und Streamingdienste wie beispielsweise Netflix, um diese Medien zu konsumieren.

 

Möglich ist beides nur, weil das jeweilige Angebot auf großen Servern liegt und von jedem Nutzer mit einer Internetverbindung abgerufen werden kann.

Das „Netflix-Prinzip“: Diese Möglichkeiten bietet die Digitalisierung jedem Unternehmer

Betrachten wir die beiden Beispiele mit der Unternehmer-Brille, so wird klar, dass die Vorteile der Digitalisierung im Business-Kontext viel größer sind, als im privaten Kontext.

 

Gerade das Beispiel Netflix zeigt, dass mit einer durchdachten Digital-Strategie Marktanteile gewonnen werden können – auch von Branchen, die lange Zeit erfolgreich waren: Die Videotheken sind mittlerweile komplett ausgestorben und das klassische Fernsehen verliert zusehends Zuschauer an Streamingdienste, vor allem bei der jüngeren Zielgruppe.

 

Das spannende an Netflix: Das Unternehmen aus Kalifornien hat diesen disruptiven Effekt bewirkt, ohne zu Beginn selbst neue Filme und Serien zu produzieren. Netflix hat eine moderne, digitale Infrastruktur geschaffen und wurde erfolgreich, weil dadurch Nachfrage und Angebot effizienter zusammengeführt wurde.

 

Und genau das ist der Kern der Digitalisierung: Es geht in erster Linie gar nicht darum, neues Angebot zu schaffen oder neue Zielgruppen zu gewinnen. Am erfolgversprechendsten ist es, zunächst bestehende Märkte, Strukturen und Prozesse einfacher, intuitiver und nutzerfreundlicher zu gestalten.

 

Wenn diese Transformation gelungen ist, dann können auf dieser Basis auch hervorragend Eigen-Produktionen vermarktet werden, wie Netflix dies heutzutage vermehrt tut.

Darum müssen deutsche Unternehmen endlich ihr Backoffice digitalisieren!

Die Digitalisierung bietet also unfassbare Möglichkeiten, um das eigene Geschäftsmodell anzupassen, auszubauen oder völlig neu zu erfinden. Dies kann aber nur funktionieren, wenn das eigene Unternehmen selbst digital aufgestellt ist und die Mitarbeitenden keine Berührungsängste mit der digitalen Welt haben.

 

Wir lehnen uns einmal weit aus dem Fenster und behaupten:

 

Netflix wäre niemals so erfolgreich geworden, wenn der Arbeitsalltag der eigenen Mitarbeiter nicht selbst digitalisiert gewesen wäre.

 

Aus diesem Grund ist der erste Schritt, um als Unternehmer von der Digitalisierung zu profitieren, das eigene Unternehmen auf ein digital solides Fundament zu stellen. Und am besten beginnt man damit im Backoffice. Warum? Ganz einfach:

 

Dort befinden sich die meisten, regelmäßig wiederkehrenden Prozesse. Sie sind für den Erfolg jedes Unternehmens elementar. Gleichzeitig handelt es sich eher um interne Prozesse, bei welchen neue digitale Tools ausprobiert werden können, ohne dass anfängliche Schwierigkeiten direkt den Kundenkontakt beeinträchtigen.

 

Das Backoffice bietet also den perfekten Startpunkt für die digitale Transformations-Reise: Erfolge haben enorm positive Auswirkungen auf das tägliche Geschäft und eventuelle Start-Schwierigkeiten wirken sich nur bedingt auf Kundenbeziehungen aus.

So digitalisieren Sie Ihr Backoffice – 3 Schritte für Ihre schnelle und erfolgreiche Digital-Transformation

Diese Backoffice-Tätigkeiten können Sie dank der Digitalisierung ab sofort effizienter und damit deutlich günstiger gestalten:

 

• Termin- und Kalendermanagement
• Schriftverkehr und Korrespondenz
• Reisebuchungen
• Verwaltung von E-Mail-Postfächern
• Dateiverwaltung und Ablagemanagement
• Pflege von Datenbanken
• Recherchetätigkeiten
• Beschaffungsmaßnahmen
• vorbereitende Buchhaltung
• Vertriebsunterstützung und Kundensupport
• Social-Media-Management
• Erstellen von Präsentationsunterlagen
• Bewerbermanagement
• Projektverwaltung und Projektorganisation
• Veranstaltungsorganisation
• Immobilienverwaltung

Backoffice digitalisieren – Schritt 1: Kommunikationswege digitalisieren

Kommunikationswege sind wie die Adern, die ein Unternehmen am Leben halten. Nur dass hier kein Blut fließt, sondern Informationen.

 

Die interne Kommunikation ist ein enorm wichtiges Feld, wenn es um die Effizienzsteigerung im Unternehmen geht. Vom E-Mail-Verkehr bis zu Meetings: Wie wir miteinander kommunizieren bestimmt, wie schnell wir verstanden werden.

 

Dank der Digitalisierung stehen hier viele neue Wege zur Verfügung, um die interne Kommunikation effizienter zu gestalten. Hier ein Auszug:

 

• Anstelle von Mail-Ping-Pong wird über Slack projektspezifisch kommuniziert.
• Über verschiedene Trello-Boards können einzelne Aufgaben auch an externe Mitarbeiter vergeben werden.
• Die Nutzung von Video-Konferenz-Tools wie Zoom oder Skype können nach festgelegten Regeln erfolgen, um Meetings möglichst effizient zu gestalten.

Backoffice digitalisieren – Schritt 2: papierloses Büro anstreben

Es gibt eine Frage, an der Sie ablesen können, wie weit die Digitalisierung in einem Büro fortgeschritten ist: Wie oft wird der Drucker benötigt?

 

Die Zeiten von Papierbergen und Schränken voller Ordner könnten technisch gesehen schon längst vorbei sein. Doch wie sagt man so schön: Der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Das ist sicher einer der Gründe, warum in vielen Backoffices noch immer das meiste ausgedruckt und physisch abgelegt wird.

 

Welche Nachteile dieses „Papier-System“ hat, wurde spätestens mit Aufkommen der Notwendigkeit von Home-Office klar: Das Unternehmen ist örtlich sehr gebunden – viel mehr, als es eigentlich sein müsste.

 

Hinzu kommt die Zeitverschwendung: Wenn man in einem digitalen Archiv nach einer Kundennummer sucht, erhält man alle Ergebnisse in wenigen Sekunden. Ein Archiv aus alten Ordnern zu durchforsten dauert hingegen gerne einmal mehrere Stunden.

 

Aus diesen Gründen lautet Schritt 2: Legen Sie alles digital ab und nutzen Sie den Drucker nur noch ganz bewusst, wenn es wirklich sein muss.

 

Diese Ideen helfen Ihnen auf dem Weg zum papierlosen Büro:

 

• Verwenden Sie ein CRM-Tool (Customer Relationship Management Tool), um alle Kunden mitsamt spezifischen Informationen an einem Ort zu verwalten und von überall darauf zugreifen zu können.
• Legen Sie ein einheitliches System zur Dateiverwaltung an. Hierzu zählen auch Namenskonventionen, damit gleiche Dokumente immer gleich bezeichnet werden und so schnell auffindbar sind.
• Unterschreiben Sie Dokumente digital. Es gibt verschiedene Anbieter, die es Ihnen ermöglichen, digitale Unterschriften zu erstellen, die rechtswirksam verwendet werden können.

Backoffice digitalisieren – Schritt 3: Prozesse automatisieren

Natürlich steht und fällt der Erfolg eines digitalisierten Backoffice mit der Alltagstauglichkeit der einzelnen Prozesse. Nur wenn sie logisch und nachvollziehbar gestaltet sind, werden die Angestellten ihnen auch gerne folgen.

 

Im Optimalfall werden die Prozesse sogar so gestaltet, dass sie automatisch funktionieren – in Zeiten der Digitalisierung ist dies möglich.

 

Automatisierungs-Beispiele:

 

• Es wird über das Buchhaltungs-Tool eine neue Rechnung erzeugt und automatisch an der richtigen Stelle abgelegt sowie an den Kunden und den eigenen Steuerberater übermittelt.
• Ein Kunde stellt eine Frage über einen Social-Media-Kanal oder das Kontaktformular auf der Homepage und erhält automatisch Lösungsvorschläge oder das Angebot, mit einem Support-Mitarbeitenden zu sprechen.
• Ein Kunde kauft ein Produkt oder eine Dienstleistung und erhält automatisch alle nötigen Zugangsdaten, eine Anleitung für die Inbetriebnahme sowie Tipps und Tricks für die richtige Nutzung.

Nutzen Sie die Digitalisierung ab heute zu Ihrem Vorteil!

Als virtuelles Backoffice unterstützen wir mittelständische Unternehmen seit mehr als 7 Jahren dabei, mit Hilfe der Digitalisierung Wettbewerbsvorteile zu erzielen.

 

Ganz egal, ob Sie Ihr Backoffice digitalisieren möchten oder virtuelle Unterstützung bei einzelnen Backoffice-Tätigkeiten wünschen: Wir stehen Ihnen mit unserer Erfahrung und Expertise zur Seite!

 

Melden Sie sich bei uns und wir finden in einem persönlichen Gespräch heraus, wie wir Sie dabei unterstützen können, für sich das meiste aus den digitalen Möglichkeiten herauszuholen.

 

Ihr Team von Rieger Management Support