5 Gründe warum Startups, die mit einem virtuellen Backoffice arbeiten, erfolgreicher sind als ihre Wettbewerber
In einem Startup gibt es viel zu tun – so viel ist klar.
Wie die anfallende Arbeit jedoch aufgeteilt und abgewickelt werden soll, darüber herrscht oft sogar im Team Uneinigkeit.
Fest steht: Wer als Gründer eines Startups den Überblick behalten möchte und den Spagat zwischen konzeptioneller Arbeit, administrativen To-Dos und Kunden-Akquise meistern möchte, benötigt klare, moderne Prozesse.
Wenn diese professionell aufgesetzt sind, dann ist der erste Schritt hin zu einem gesunden Wachstum bereits getan – und die berüchtigten 80-Stunden-Wochen bleiben freie Wahl, anstatt zur Notwendigkeit zu werden.
In diesem Artikel erfahren alle Startup-Gründer, wie sie mit den aktuellen Möglichkeiten derart effiziente Prozesse aufbauen können.
Wer ein neues Unternehmen aufbaut, sollte dies nicht auf Grundlage veralteter Prozesse tun!
Wer heute ein Startup gründet, hat unfassbare Möglichkeiten im Vergleich zu Gründern vor 20 Jahren.
Die Digitalisierung und die ständige, globale Vernetzung ist heutzutage so weit fortgeschritten, dass nicht nur Konzerne, sondern auch kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) und Selbständige davon profitieren.
Egal ob es um neue Absatzwege, starke Kooperationspartner oder die tägliche Kundengewinnung geht: Alles kann heute kostengünstig und effizient online erledigt werden.
Wer heute eine neue Firma gründet, hat also den großen Vorteil, dass er von Anfang an diese neuen Möglichkeiten zu einem festen Bestandteil des Unternehmens-Gerüsts machen kann.
Das virtuelle Backoffice: ein modernes, digitales Tool, das besonders Startups unterstützt
Eine dieser modernen Möglichkeiten ist das „virtuelle Backoffice“.
Jeder, der schon einmal den Begriff „virtuelle Assistenz“ gehört hat, kennt quasi die „kleine Schwester“ des virtuellen Backoffice.
Ein virtuelles Backoffice nimmt Unternehmen einmalige oder wiederkehrende Arbeiten ab, damit die sich auf ihr Kerngeschäft fokussieren können. Typische Aufgaben, die ein virtuelles Backoffice für Startups übernimmt, sind neben der Digitalisierung von Geschäftsprozessen die Buchhaltung, Kundensupport, E-Mail-Service, Projektmanagement und vieles mehr.
Die Frage ist: Was bedeutet eine solche Unterstützung im stressigen Startup-Alltag ganz konkret?
Die Top 5 Gründe, warum ein virtuelles Backoffice vor allem für Startups erfolgsentscheidend sein kann
1. Arbeitslast reduzieren!
Die anfallende Arbeitslast in Startups ist sehr hoch. Immerhin muss neben dem eigentlichen Kerngeschäft auch noch das gesamte Unternehmen auf- und ausgebaut werden.
Jeder, der schon einmal 12h – Tage oder gar 80 h-Wochen hatte weiß, dass unter diesen Umständen die Qualität der Arbeit leidet und die Kreativität sinkt. Mehr noch, über einen längeren Zeitraum geht es sogar richtig an die Substanz und schwächt das Immunsystem. Vor allem die enorm hohen Arbeitsausfälle aufgrund psychischer Faktoren zeigen, dass mit Stress nicht zu spaßen ist!
Ein virtuelles Backoffice nimmt besonders gerne in den ersten Unternehmens-Jahren wichtige Aufgaben ab und schafft so nachhaltig Freiräume – sowohl in den Kalendern, als auch in den Köpfen.
Diese Räume können dann genutzt werden, um das Business sinnvoll voranzubringen und auch persönlich wieder neue Kraft zu tanken.
2. Flexibilität erhöhen!
Der große Vorteil von kleinen Unternehmen gegenüber großen Konzernen ist ihre Flexibilität. Sie dümpeln nicht dahin wie Tanker, sondern sind schnell und wendig wie ein Sportboot.
Dadurch können sie schnell auf Marktgeschehnisse reagieren, neue Angebote schaffen und auch interne Prozesse schlank gestalten.
Ein virtuelles Backoffice ergänzt diese Stärke perfekt: Es sind keine zusätzlichen Räume oder Hardware notwendig und Aufgaben können ganz flexibel abgegeben werden: Entweder als „automatisch laufender Dauerauftrag“ (wie bei Rechnungsstellung und Buchhaltung), oder jeden Monat neu je nach Auftragslage (wie Kundensupport oder Projektmanagement).
3. Effizienz steigern!
Die meisten Unternehmer wissen nicht, wie unfassbar effizient sie heutzutage theoretisch arbeiten könnten.
Mit den richtigen Tools und cleveren Prozessen können Unternehmen mit gerade einmal 3 Mitarbeitern jeden Monat Tausende Kunden gewinnen und betreuen. Ein virtuelles Backoffice unterstützt sie dabei, die enorme Macht nutzbar zu machen, die in der Automatisierung und Skalierung von Geschäftsprozessen liegt. So wird es möglich, sich voll auf das Kerngeschäft zu konzentrieren und alles andere auszulagern.
Die Folge ist ein extrem effizientes, schlankes und skalierbares Business mit geringen Fixkosten, was natürlich auch potenziellen Investoren besonders gut gefällt.
4. Expertise einkaufen!
Im Gegensatz zu einzelnen, virtuellen Assistenten engagiert man mit einem virtuellen Backoffice gleich ein ganzes Team aus Experten.
Der feste Ansprechpartner ist dann dafür zuständig, die anfallenden Aufgaben entsprechend im Team zu vergeben und zu gewährleisten, dass die gesamte Expertise des neuen Teams genutzt werden kann.
Startups verstärken auf diese Weise also völlig unkompliziert ihr eigenes Team mit echten Fachkräften und profitieren von geballter Erfahrung auf verschiedensten Gebieten (wie dem digitalen Prozessmanagement).
5. Unternehmens-DNA prägen!
Bei der Entscheidung, ein virtuelles Backoffice mit an Bord zu holen, geht es nicht zuletzt um den innersten Kern eines Unternehmens: Erlaubt die Business-DNA ganz grundsätzlich die Delegation und dürfen externe Experten mit einbezogen werden?
Die jüngere Vergangenheit zeigt: Unternehmen, welche die Vorteile der globalen Vernetzung erkennen und clever für sich nutzen, sind ihren Wettbewerbern stets voraus. Da in Startups alle Prozesse und Abläufe erst entstehen, entwickelt sich auch die interne DNA erst nach und nach.
In diesem frühen Stadium besteht also noch die große Möglichkeit, die Weichen der späteren Firmenkultur direkt richtig zu stellen, um in der immer weiter zusammenwachsenden Welt maximal erfolgreich zu sein. Gleichzeitig können auf diese Weise direkt effiziente Prozesse mit Experten aufgebaut werden, die jahrelange Erfahrung in der Digitalisierung von Geschäftsabläufen haben.
Clever outsourcen als Startup – so gehen Sie vor:
Der erste Schritt besteht immer in einem unverbindlichen Kennenlern-Gespräch. Immerhin ist es bei dieser Form der örtlich getrennten, aber dennoch engen Zusammenarbeit enorm wichtig, dass beide Seiten zusammenpassen.
In diesem Zuge wird auch geklärt, wie eine Zusammenarbeit konkret aussehen kann.
Außerdem erhalten Sie von dem Experten eine objektive Einschätzung zu Ihren bestehenden Prozessen und konkrete Optimierungs-Vorschläge.
Wir von Rieger Management Support gehen genau nach dem beschriebenen Weg vor.
Wir versprechen Ihnen: Ein gratis Kennenlern-Gespräch wird sich für Sie lohnen!
Denn Sie erhalten umsetzbare Tipps vom Experten, wie Sie eine moderne und digitale Prozess-Struktur aufbauen können.
Unser Team freut sich bereits darauf, von Ihnen zu hören.
