Raus aus der Opportunitätskosten-Falle: Wie Unternehmer sie umgehen und ihre Effektivität verdoppeln
In vielen kleinen und großen Unternehmen ist es an der Tagesordnung, dass der Unternehmer eine Vielzahl an Zusatzaufgaben übernimmt. Dies resultiert oft noch aus der Gründungsphase des Unternehmens.
Vor allem die Aufgaben, die er am erfolgskritischsten sieht oder die ihm einfach am meisten Spaß machen, geben viele Unternehmer nicht ab.
Auf diese Weise entstehen Opportunitätskosten, die den Unternehmenserfolg stark belasten können.
Definition: Was sind Opportunitätskosten?
Der Begriff Opportunitätskosten wird sowohl in der Betriebswirtschaft, als auch in der Volkswirtschaft genutzt. Er beschreibt kalkulatorische Kosten, die dadurch entstehen, dass eine andere Opportunität (Möglichkeit) nicht genutzt wird.
Opportunitätskosten werden daher auch als Verzichts- oder Alternativkosten bezeichnet. Wer die dahinterliegende Überlegung einmal verinnerlicht hat, kann mit System entscheiden, ob (Zusatz-) Aufträge angenommen, Aufgaben ausgelagert oder Produktionsprozesse optimiert werden sollen.
Opportunitätskosten sind keine Kosten im Sinne der Kosten- und Leistungsrechnung, sondern ein rein kalkulatorischer Posten. Er dient dazu, entgangene Alternativen zu bewerten.
Um diese Kosten zu berechnen, schauen Sie sich also zum Beispiel eine bestimmte Tätigkeit wie die Buchhaltung an und fragen sich:
- Wie viel kostet es das Unternehmen, diese Tätigkeit selbst auszuführen?
- Wie viel würde es kosten, sie auszulagern?
Um dann beurteilen zu können, wie hoch die Opportunitätskosten sind, ist noch eine dritte Frage entscheidend: Was könnte in dieser Zeit stattdessen getan werden, was einen höheren Wert für das Unternehmen schafft?
Mit diesem Rechenbeispiel wird dies etwas greifbarer.
Beispiel: Opportunitätskosten berechnen
Angenommen ein Unternehmer erledigt seine Buchhaltung noch immer selbst. Für die gesamte Abrechnung benötigen er zwei Stunden in der Woche, also acht im Monat.
Nehmen wir weiter an, sein (kalkulatorischer) Stundenlohn beläuft sich auf 100 €. Da er 8 Stunden im Monat an der Buchhaltung arbeitet, betragen die Kosten also 8 x 100 € = 800 € im Monat.
Bezogen auf seine Opportunitäten, also die Alternativen, gibt es zwei unterschiedliche Dimensionen.
1. Wer kann die Aufgabe effizienter erledigen?
Die Aufgabe eines Unternehmers besteht darin, das Unternehmen strategisch auszubauen und die Mitarbeiter zu führen. Beides kann nur er.
Die Buchhaltung muss nicht zwingend der Unternehmer erledigen, daher ist es sinnvoll, diese Aufgabe auszulagern. Oft sind spezielle Dienstleister sogar schneller und verlangen einen niedrigeren Stundensatz.
Ein virtuelles Backoffice ist ein solcher Dienstleister. Wenn der Stundensatz hier beispielsweise bei 60 € liegt und ebenfalls 8 Stunden benötigt werden, betragen die Kosten nun 8 x 60 € = 480 € im Monat. Allein durch diesen Schritt kann der Unternehmer also bereits 800 € - 480 € = 320 € pro Monat einsparen.
Doch es wird noch besser.
2. Was kann der Unternehmer in der gewonnenen Zeit erledigen?
Der Unternehmer gewinnt nun jede Woche zwei wertvolle Stunden. Die interessante Frage bei der Berechnung der Opportunitätskosten lautet nun: Was macht er mit dieser gewonnen Zeit?
Kann er in den acht Stunden im Monat zum Beispiel einen Neukunden gewinnen, der seinem Unternehmen einen Gewinn von 10.000 € einbringt, wird erst das richtige Ausmaß dieser Kosten deutlich.
Vor Auslagerung (Was wurde dem Unternehmen eingebracht?)
Der Unternehmer hat in den acht Stunden, in welchen er die Buchhaltung gemacht hat, kalkulatorische Kosten in Höhe von 800 € verursacht. (Kalkulatorischer Stundenlohn des Unternehmers 100 €/h x 8 h Zeitaufwand.) Der Wert, den er in dieser Zeit erschaffen hat, beträgt jedoch nur 480 €. Denn er hätte dieselbe Leistung mit einem virtuellen Backoffice für 60 €/h x 8h einkaufen können.
Nach der Auslagerung (Was hätte dem Unternehmen eingebracht werden können?)
Durch die Delegation hat er acht Stunden Arbeitszeit gewonnen und konnte in dieser Zeit einen Neukunden akquirieren, welcher 12.000 € Gewinn im Jahr und somit 1.000 € Gewinn im Monat einbringt.
Opportunitätskosten (Der finanzielle Unterschied beider Alternativen)
Um die endgültigen Opportunitätskosten dafür zu berechnen, dass der Unternehmer seine Buchhaltung selbst macht, vergleichen wir nun den tatsächlichen und den theoretisch möglichen Wert, der geschaffen wurde.
Der tatsächliche Wert beträgt damit 480 € und der theoretisch mögliche Wert beträgt also 1.000 €. Seine Opportunitätskosten liegen somit bei 620 € im Monat.
Rechenweg: 1.000 € (12.000 EUR / 12 Monate) - 480 € = 620 €.
Die vergessene Dimension von Opportunitätskosten
Es gibt weitere Aspekte, die man mit Geld nicht aufrechnen kann.
Je mehr der Unternehmer sich in kleinen Alltagsaufgaben verliert, umso weniger Zeit bleibt für den Menschen hinter dem Unternehmer. Konkret bedeutet dies, dass Stress und der Verzicht auf Freizeit die Gesundheit und das Lebensgefühl beeinträchtigen.
Viele Unternehmer erledigen ihre „Zusatzaufgaben“ oft noch nach der regulären Arbeitszeit. Um die zusätzlich anfallenden Aufgaben zu erledigen, werden dann Überstunden gemacht, die sich auf Dauer negativ auf das Familienleben sowie das Verhältnis zu Freunden auswirken.
Die „Work-Life-Balance“ ist aus dem Gleichgewicht geraten und im schlimmsten Fall droht ein Burnout.
Bei der Berechnung Ihrer Opportunitätskosten sollten Sie daher auch diese weichen Faktoren immer im Hinterkopf behalten und sich fragen:
Wie viel wertvoller kann ich für mein Unternehmen und meine Mitarbeiter sein, wenn ich ausgeruht und ausgeglichen bin?
Wie Sie Ihre Effektivität steigern und Ihre Opportunitätskosten senken
5 Schritte, um Ihre Effektivität zu verdoppeln
- Stellen Sie einen Beobachtungsplan auf und schreiben Sie eine Woche lang genau auf, welche Aufgaben Sie wann erledigen und wie viel Zeit Sie für die jeweiligen Tätigkeiten benötigen.
- Schauen Sie sich den Plan nach dieser Woche genau an. Nun teilen Sie die verschiedenen Tätigkeiten in drei Kategorien ein: „Kernaufgaben“, „notwendige To do´s“ und „Aufgaben, die Sie auslagern können“.
- Die Liste mit den Aufgaben, welche Sie auslagern können, nehmen Sie nun als Berechnungsgrundlage: Errechnen Sie anhand Ihres kalkulatorischen Stundensatzes, wie viel Zeit und Geld Sie die einzelnen Tätigkeiten im Monat kosten.
- Mit den berechneten monatlichen Kosten können Sie nun eine Internetrecherche machen und sich diverse Angebote von Dienstleistern einholen. Sie werden voraussichtlich einige Anbieter finden, welche die Tätigkeiten günstiger, oft sogar schneller und in besserer Qualität erledigen können.
- Vereinbaren Sie ein kostenfreies Beratungsgespräch und informieren Sie sich über die konkreten Möglichkeiten und Kosten.
Viele Unternehmer sind nach dieser Analyse überrascht, wie viele Aufgaben sie in einer Woche erledigen, die nicht zu ihrer Kernarbeit gehören.
Die Arbeitsverlagerung wird Ihnen wieder mehr Zeit für die wesentlichen Dinge schenken und Ihre Effektivität mindestens verdoppeln.
Wann ist ein virtuelles Backoffice sinnvoll?
Als Faustregel gilt: Für jedes Unternehmen, in welchem hochbezahlte Fachkräfte, Manager oder Unternehmer Aufgaben erledigen, die nicht zu ihren Kernaufgaben gehören, ist ein virtuelles Backoffice sinnvoll.
Klar, für die eigenen Mitarbeiter muss zunächst nicht mehr gezahlt werden, wenn sie weitere Aufgaben übernehmen. Und doch handelt es sich dabei unter dem Strich um ein kostspieliges Vorgehen des Unternehmens. Denn dass sich ein externer Profi trotz zusätzlicher Ausgaben meistens lohnt, zeigt das Konzept der Opportunitätskosten sehr deutlich.
Zu den Tätigkeiten, die den größten Kostenhebel haben und daher gerne ausgelagert werden, zählen:
- Administrative und organisatorische Tätigkeiten
- Buchhaltung
- Kundensupport
- und vieles mehr
Es gibt ganz unterschiedliche, virtuelle Anbieter am Markt.
Qualitativ hochwertige erkennen Sie unter anderem daran, dass im Vorfeld gemeinsam Ihre Prozesse analysiert werden: Was kann digitalisiert, verschlankt oder abgegeben werden?
Erst auf dieser Grundlage wird dann entschieden, an welcher Stelle eine Auslagerung sinnvoll ist. Auch die Voraussetzungen, damit unter dem Strich wirklich eine Effizienzsteigerung auf Ihrer Seite entsteht, werden zunächst geklärt.
Wenn die virtuelle Unterstützung erst einmal eingerichtet ist, haben Sie nicht nur hohe Opportunitätskosten eingespart, sondern beinahe nebenbei Ihre Prozesse verschlankt und digitalisiert.
Interesse geweckt?
Dann nutzen Sie gerne unser kostenfreies Kennenlerngespräch und profitieren Sie von folgenden Vorteilen:
- Sie investieren lediglich 30 Minuten Ihrer Zeit.
- Sie erhalten eine objektive Einschätzung zu Ihren Prozessen von einer Backoffice-Expertin.
- Sie bekommen ein ehrliches Feedback! Denn Ehrlichkeit ist uns wichtiger als Profit: Wenn wir das Gefühl haben, dass Sie bereits optimal aufgestellt sind oder ein anderer Anbieter besser geeignet wäre, sagen wir Ihnen das auch.
Das Team von Rieger Management Support freut sich bereits darauf, Ihnen aus der Opportunitätskosten-Falle zu helfen!
