Virtuelles Backoffice oder virtuelle Assistentin – Was passt besser zu Ihrem Unternehmen?

Die voranschreitende Digitalisierung gibt Unternehmern immer mehr Möglichkeiten, ihre Prozesse zu optimieren oder ganz auszulagern. Bereits heute nutzen einige kleine und mittelständische Unternehmen externe Remote-Mitarbeiter, um zeitintensive Organisationsaufgaben auszulagern sowie flexibel auf Engpässe zu reagieren.

Was ist ein Remote-Mitarbeiter?

Das englische Wort „remote“ bedeutet fern. Ein Remote-Mitarbeiter ist also ein Mitarbeiter, der nicht vor Ort ist. Auch ein festangestellter Kollege, der im Home-Office sitzt, arbeitet also remote.

Bei den externen Remote-Mitarbeitern gibt es grundsätzlich zwei Varianten, die Sie als Unterstützung wählen können: die virtuelle Assistenz und das virtuelle Backoffice. Beide Optionen haben eigene Vor- und Nachteile.

In diesem Artikel erfahren Sie, welche Form der Unterstützung für Sie persönlich besser geeignet ist und Ihnen die meiste Freiheit schenken wird.

Warum Sie überhaupt mit remote Mitarbeitern zusammenarbeiten sollten

Unabhängig davon, für welche Variante Sie sich entscheiden: Sowohl eine virtuelle Assistentin, als auch ein virtuelles Backoffice bringen Ihnen einige Vorteile, die nicht zu unterschätzen sind:

• Sie verfügen über Erfahrung in der digitalen Welt
• Sie sind an wechselnde Aufgaben und Auftraggeber gewöhnt und können sich daher schnell einarbeiten.
• Als Unternehmer sparen Sie sich die Lohnfortzahlung im Urlaubs- oder Krankheitsfall.
• Es fallen auch keine Lohnnebenkosten oder andere Fixkosten an, da Sie die Aufträge je nach Auslastung flexibel vergeben können.
• Durch die virtuelle Zusammenarbeit sparen Sie sich die Kosten für Räumlichkeiten, Computer und Softwarelizenzen.

Sie profitieren also von ganz verschiedenen Aspekten, wenn Sie sich für die Arbeit mit einem externen Remote-Mitarbeiter entscheiden.

Wenn Sie, wie die meisten Unternehmer, bisher wenig Berührungspunkte mit externen Mitarbeitern hatten und daher eher skeptisch sind, bietet sich eine zeitlich begrenzte Test-Phase an. Sowohl Kunden, als auch Anbieter nutzen diese „Probezeit“ um abzuklären, ob eine Zusammenarbeit zielführend ist.

Doch bevor Sie starten können, stellt sich die Frage: Welche Art von virtueller Unterstützung passt am besten zu Ihnen und Ihrem Geschäftsmodell?

Was ist eine virtuelle Assistenz?

Die Begriffe „virtuelle Assistenz“ und „virtueller persönlicher Assistent“ werden oft synonym verwendet. Beide beschreiben ein Arbeitskonzept der Zukunft:

Eine Person arbeitet selbstständig und bietet bestimmte Tätigkeiten als freiberuflicher Mitarbeiter an. Kunden sind in der Regel andere Selbstständige, Solopreneure oder kleine Unternehmen, die Unterstützung benötigen, für welche sich die Anstellung eines Mitarbeiters jedoch nicht lohnen würde.

Der gesamte Kontakt, von dem ersten Kennenlern-Gespräch bis zu der Bearbeitung der Aufgaben, erfolgt in der Regel online über bestimmte Kommunikations- und Aufgabenmanagement-Tools. Daher ist es üblich, dass virtuelle Assistenten und ihre Kunden an unterschiedlichen Orten sitzen und sich meist nie persönlich treffen.

Bei den übernommenen Aufgaben handelt es sich um administrative Tätigkeiten wie Terminkoordination, Pflege des E-Mail-Postfachs oder die Buchhaltung.

Wann ist die Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistentin sinnvoll?

Virtuelle Assistenten bieten ihre Leistungen in der Regel als Einzelperson an. Daher ist die Zusammenarbeit vor allem dann sinnvoll, wenn die abzugebenden Aufgaben nicht allzu umfangreich sind, sodass sie problemlos von einer Person übernommen werden können.

Dabei sollte dem Unternehmer am besten bereits im Vorfeld klar sein, welche Tätigkeiten ausgelagert werden sollen. Auch der Prozess sollte bereits feststehen und ganz klar definiert sein.

Außerdem ist es extrem wichtig, die eigenen Anforderungen mit dem Profil der virtuellen persönlichen Assistentin abzugleichen, um keine bösen Überraschungen bei der Qualität oder der benötigten Zeit zu erleben.

Unternehmer sollten darüber hinaus beachten, dass sie die ausgelagerten Tätigkeiten nach wie vor selbst wieder übernehmen könnten. Denn aufgrund von Krankheit oder Urlaub der virtuellen Unterstützung können die Aufgaben schnell wieder auf ihrem Tisch landen.

Was ist ein virtuelles Backoffice?

Das virtuelle Backoffice beschreibt einen Dienstleister, der mehrere Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen fest beschäftigt und somit ein großes Spektrum an Fachaufgaben im Backoffice übernehmen kann.

Jedem Kunden, in der Regel kleine und mittelständische Unternehmen, wird ein fester Ansprechpartner zugeordnet. Bei vielschichtigen und komplexen Aufgaben wie dem Managen eines gesamten Projektes kann jedoch zudem auf die Kompetenz weiterer Experten im Team des virtuellen Backoffice zugegriffen werden.

Eine ausführliche Beschreibung dazu, welche Vorteile diese Dienstleister bringen, lesen Sie im Artikel: Was ist ein virtuelles Backoffice? Hier wird auch aufgezeigt, welche Tätigkeiten üblicherweise abgegeben werden können.

Wann ist die Zusammenarbeit mit einem virtuellen Backoffice sinnvoll?

Einer der größten Unterschiede zwischen einer virtuellen Assistentin und einem virtuellen Backoffice besteht darin, dass der Dienstleister zu Beginn geneinsam mit dem Unternehmer die Prozesse analysiert: Was kann digitalisiert, verschlankt oder abgegeben werden?

Im zweiten Schritt werden die Prozesse dann mit Hilfe digitaler Möglichkeiten so angepasst, dass die tägliche Arbeit effizienter erledigt werden kann. Kunden erhalten also ein „Rundum-Paket“ und müssen sich im Vorfeld wenig Gedanken zum Outsourcing machen.

Darüber hinaus bietet das virtuelle Backoffice Experten für verschiedene Bereiche, die meist langjährige Erfahrungen im Top-Management vorzuweisen haben. Durch die breitere Aufstellung ist auch im Krankheits- oder Urlaubsfall durch eine Vertretung immer sichergestellt, dass die eingeführten Prozesse weiterlaufen.

Durch diese Besonderheiten können auch komplexere Tätigkeiten mit gutem Gewissen ausgelagert werden.

Fazit: Was passt besser zu Ihnen, virtuelle Assistenz oder virtuelles Backoffice?

Ganz generell kann man festhalten, dass sich eine virtuelle Assistenz eher für Selbstständige oder kleine Unternehmen bis zu drei Mitarbeitern lohnt, die punktuell einzelne Aufgaben auslagern möchten.

Für größere Unternehmen bis 50 Mitarbeiter eignet sich ein virtuelles Backoffice besser, da eine größere Bandbreite an Aufgaben abgedeckt werden kann und auch im Urlaubs- oder Krankheitsfall immer genügend Kapazitäten vorhanden sind. Auf diese Weise landen ausgelagerte Aufgaben nicht plötzlich wieder beim Unternehmen und unterbrechen so den Workflow.

Wie können Sie noch heute die ersten Schritte in Richtung Effizienz gehen?

Beide Varianten haben Ihre Vorzüge. Sollten Sie noch immer unschlüssig sein, welche Unterstützung für Sie besser geeignet ist, dann nutzen Sie gerne unser kostenloses und unverbindliches Kennenlerngespräch. Gemeinsam schauen wir uns Ihre Prozesse an und analysieren, welche Art der Unterstützung für Sie am sinnvollsten ist.

Das Gespräch hat für Sie folgende Vorteile:

• Sie erhalten innerhalb einer halben Stunde eine objektive Einschätzung einer Backoffice-Expertin.
• Sie riskieren nichts: Das Gespräch ist gratis und unverbindlich.
• Ehrlichkeit ist uns wichtiger als Profit: Falls wir das Gefühl haben, dass Sie bei einem anderen Anbieter besser aufgehoben sind, sagen wir das auch. 

Wir von Rieger Management Support freuen uns darauf, von Ihnen zu hören.