Warum sich alle erfolgreichen Unternehmer ein virtuelles Backoffice wünschen und wie auch Sie davon profitieren können

Erfolgreiche Unternehmer haben viel zu tun. Neben der Unternehmensführung mit all den strategischen Entscheidung fallen auch unzählige To Do´s an. Diese Alltagsaufgaben betreffen häufig nicht das Kerngeschäft, müssen aber dennoch erledigt werden, damit alles im Unternehmen reibungslos funktionieren kann. Darüber hinaus arbeiten viele Unternehmer im operativen Tagesgeschäft aktiv mit und betreuen oft sogar eigene Kunden.

 

„Nebenbei“ ist da natürlich noch die eigene Familie, Hobbies und die oft unterschätzte „Me-Time“. Kein Wunder also, dass bei all den Anforderungen viele Unternehmer bis zur Erschöpfung oder sogar einem Burnout arbeiten. Das Tragische an der Situation: Oft scheitert durch diese Überlastung nicht nur die Vision des eigenen Unternehmens, sondern auch die Familie leidet unter der Abwesenheit.

 

Die Lösung für dieses Dilemma lautet Delegation: Mitarbeiter einstellen und all jene Aufgaben abgeben, die Sie als Unternehmer nicht unbedingt selbst erledigen müssen. Dass dies aber gar nicht so einfach ist, weiß jeder, der eigene Mitarbeiter hat oder sich aktiv auf die Suche nach geeignetem Personal begibt. Wie gut, dass es mittlerweile noch eine weitere Möglichkeit gibt, um als Unternehmer zu mehr Freiheit zu gelangen: Das virtuelle Backoffice. Denn:

 

Die Herausforderungen der modernen Zeit erfordern moderne Lösungen.

Was ist ein virtuelles Backoffice?

Um die Vorteile dieser modernen Form eines Backoffice zu erkennen, betrachten wir zunächst die klassische Variante.

Definition Backoffice

Das Backoffice eines Unternehmens kümmert sich vor allem um die internen Prozesse, die Verwaltung von Informationen und den Schriftverkehr. Der Name entstand durch die Zuständigkeiten, die in die Bereiche Frontoffice und Backoffice eingeteilt werden. Die Mitarbeiter des Frontoffice kümmern sich dabei hauptsächlich um die Kundenkommunikation und -akquise, während das Backoffice-Team eher im Hintergrund agiert.

 

Durch die fortschreitende Digitalisierung können immer mehr Aufgaben auch online und ortsunabhängig bearbeitet werden, sodass vor allem die Backoffice Mitarbeiter oft nicht mehr im Büro vor Ort sitzen, sondern im Home Office. Auf diese Weise spart der Unternehmer Mietkosten für Büroräume, ohne an Arbeitskraft zu verlieren.

 

Von hier war der Schritt zum virtuellen Backoffice nicht mehr weit.

Definition virtuelles Backoffice

Unter einem virtuellen Backoffice versteht man Mitarbeiter, die regelmäßig Backoffice-Tätigkeiten für ein Unternehmen erledigen, dabei jedoch weder dort angestellt sind, noch im Büro vor Ort sitzen. Die Kommunikation findet über moderne Kommunikationskanäle statt: Telefon, Videocalls, Chatfunktionen und Aufgabenmanagement-Software. Auf diese Weise werden die Mitarbeiter des virtuellen Backoffice in der Regel sehr schnell ein Teil des Teams.

 

Spezielle Dienstleister, die sich auf diese neue Form der Unterstützung spezialisiert haben, bündeln die Fähigkeiten erfahrener Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen und bieten ihren Kunden so neben einem persönlichen Ansprechpartner auch eine vielschichtige Expertise in diversen Fachbereichen.

 

Daher gehen die Tätigkeiten, die von einem virtuellen Backoffice übernommen werden, meist weit über die Aufgaben hinaus, die von einem klassischen inhouse Backoffice erledigt werden.

Die 3 größten Vorteile, die Ihnen ein virtuelles Backoffice bringt.

1. Mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge

Als Unternehmer gibt es manche Dinge, die nur von Ihnen erledigt werden können und die für das Unternehmen, aber auch für Ihr Wohlbefinden von entscheidender Bedeutung sind. Dazu zählt zum einen die strategische Unternehmensführung und zum anderen Ihre Familie sowie Ihre private Erholungszeit. Ein professionelles virtuelles Backoffice hält Ihnen den Rücken frei, damit Sie genug Freiraum für diese wirklich wichtigen Dinge haben.

 

2. Zeitliche und örtliche Flexibilität

Sie müssen die Mitarbeiter Ihres neuen Backoffice nicht anstellen. Dies bedeutet, dass Sie keine Sozialversicherungsbeiträge für sie bezahlen und auch Lohnfortzahlung im Krankheitsfall oder bei Urlaub sind hier kein Thema. Sie benötigen auch keinen freien Schreibtisch oder einen Computer für sie.

 

Und dennoch können die neuen (externen) Mitarbeiter an allen wichtigen Meetings teilnehmen und sind per Telefon leicht erreichbar. Außerdem können Sie Ihren Bedarf anpassen: Es gibt in Ihrem Betrieb im Sommer tendenziell weniger zu tun, dafür ist vor Weihnachten extrem viel los? Planen Sie den Einsatz ganz flexibel entsprechend ihrem Bedarf. Mehr Flexibilität geht nicht!

 

3. Hohe Qualität und Aufgabenvielfalt

In einem virtuellen Backoffice arbeiten üblicherweise Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, die bereits langjährige Erfahrung in den Bereichen Büromanagement und Organisation mitbringen. Eine schnelle Einarbeitung kann alleine dadurch gewährleistet werden, dass diese Fachkräfte einen reichen Erfahrungsschatz mitbringen und bereits viele Kunden betreut haben. Auch ehemalige Vorstands- und Geschäftsführungsassistenten und -assistentinnen finden vermehrt den Weg zu diesen modernen Dienstleistern und Kunden profitieren von ihren Erfahrungen im Umgang mit dem gehobenen Management.

 

Welche Tätigkeiten übernimmt ein virtuelles Backoffice für Sie?

Die Aufgabenvielfalt eines virtuellen Backoffice-Teams ist mittlerweile sehr umfangreich und beschränkt sich nicht mehr nur auf die Tätigkeiten des klassischen Backoffice.

 

Es gilt die Faustregel: Ein virtuelles Backoffice kann Ihnen alles abnehmen, was nicht zu Ihrem Kerngeschäft gehört und keine Präsenz vor Ort voraussetzt.

 

Konkrete Aufgabenfelder eines virtuellen Backoffice sind:

 

  • Buchhaltung: Erstellung von Rechnungen und Mahnungen, Überprüfung des Zahlungseingangs und der Ausgaben, etc.
  • Projektassistenz: Erstellung von Protokollen und Präsentationsunterlagen, Organisation von (Kick-off-) Meetings, etc.
  • Personalverwaltung: Organisation und Durchführung von Bewerbungsprozessen, Gestaltung von Arbeitsverträgen und -zeugnissen, etc.
  • Assistenz: Termin- und Kalendermanagement, Reisebuchungen, Verwaltung des E-Mail-Postfaches und des Ablagemanagements, Führung des Schriftverkehrs, etc.
  • Prozessmanagement: Pflege, Dokumentation und Automatisierung von Workflows, Digitalisierung von Prozessen, etc.
  • Spezielle Aufgabengebiete: Vertriebsunterstützung und Kundensupport, Social-Media Management, etc.
  • Und vieles mehr

 

Die Aufgabenbereiche lassen sich darüber hinaus beliebig ergänzen und vertiefen. Grundlegend lassen sich die Aufgabenfelder in zwei Bereiche einteilen:

 

  • Backoffice Support beschreibt die klassischen Backoffice-Tätigkeiten wie die Buchhaltung oder Assistenztätigkeiten.
  • Backoffice Management umfasst oft eigene Projekte sowie weiterführende Aufgaben mit hoher Eigenverantwortlichkeit.

 

Es ist also Ihre Entscheidung, wie viel Verantwortung Sie delegieren möchten.

Wann ein virtuelles Backoffice nicht sinnvoll ist

Natürlich gibt es auch Situationen, in welchen die Zusammenarbeit mit einem virtuellen Backoffice nicht zielführend ist. Der wichtigste Aspekt ist die Bereitschaft, Prozesse zu digitalisieren und modernen Online-Tools eine Chance zu geben. Dabei ist es nicht entscheidend, dass Ihr Unternehmen bereits digital aufgestellt ist, da ein gutes virtuelles Backoffice Sie auch auf dem Weg der Digitalisierung begleitet.

 

Wichtig ist jedoch, dass die Aufgeschlossenheit für neue Prozesse besteht. Fast nebenbei haben Sie also auch die Chance, durch die Zusammenarbeit mit den neuen Kollegen Ihre Prozesse zu digitalisieren. Falls Sie diese Vorstellung abschreckt, ist es eher keine gute Idee, Ihre Arbeitslast auf diese Weise zu verringern.

 

Ein weiterer Aspekt betrifft die Regelmäßigkeit der Aufgaben. Sie profitieren am meisten von einem virtuellen Backoffice, wenn dort bestimmte Aufgaben langfristig und regelmäßig erledigt werden. Möchten Sie nur punktuell und vereinzelt Aufgaben delegieren, ist ein virtuelles Backoffice meist etwas überdimensioniert. Hier ergibt die Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz meist mehr Sinn.

Virtuelles Backoffice vs. Virtuelle Assistentin: Was passt besser zu Ihnen?

Wenn Sie sich über das Thema virtuelles Backoffice informieren, dann begegnen Sie häufig dem Begriff der „virtuellen Assistenz“. Eine virtuelle Assistentin übernimmt punktuell Backoffice-Aufgaben für Sie, deckt jedoch nicht alle Tätigkeiten ab. Dies hat zum einen damit zu tun, dass es sich meist um Einzelpersonen mit stark begrenzter Kapazität handelt. Zum anderen bieten leider häufig Personen ohne entsprechende Ausbildung ihre Arbeitskraft an, um sich etwas hinzuzuverdienen.

 

Für die optimale Organisation Ihrer Abläufe empfiehlt es sich daher, Dienstleister zu nutzen, die sich auf die professionelle Verwaltung Ihres gesamten Backoffice spezialisiert haben. Auf diese Weise werden Sie Synergie-Effekte erzeugen, die dazu führen, dass Sie das beste Verhältnis aus Entlastung und Investment erhalten.

Wie können Sie herausfinden, ob ein virtuelles Backoffice zu Ihnen passt?

Nichts leichter als das.

 

In einem kostenlosen und unverbindlichen Kennenlerngespräch beantworten wir von Rieger Management Support gerne all Ihre Fragen.

 

Zudem finden wir gemeinsam heraus, …

 

  • … welche Aufgabenbereiche Sie abgeben und welche davon digitalisiert werden sollten.
  • … wie Sie dadurch einen bleibenden Wettbewerbsvorteil erhalten.
  • … was wir tun können, damit Sie wieder mehr Freiheit und Leichtigkeit im Alltag erhalten.

 

Nutzen Sie unsere Kompetenz und Erfahrung, um all die Aufgaben zu delegieren, die Sie als Unternehmer nicht selbst erledigen müssen (sollten!).

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