• Terminkalenderverwaltung
• Reservierung und Koordination von Lunch oder Dinner Terminen mit Geschäftspartnern
• Übernahme von Terminvereinbarungen mit Kunden und Geschäftspartnern
• Terminverfolgung inkl. Beachtung von Fristen

• Erstellung von Schriftstücken anhand von Diktaten z.B. via Audiodateien
• Sitzungsprotokolle erstellen
• Schreibtätigkeiten (Korrespondenz, Aktenvermerk, Berichte)
• Lektorat

• Reiseorganisation- und Reisebuchungen
• Hotels und Flüge, Züge, Bus reservieren / buchen
• Erstellung Reiseplan

• Verwaltung und Bearbeitung der E-Mail-Postfächer (persönliches Postfach und/oder allgemeine Postfächer, wie z.B. info@, office@)
• Filtern und Bearbeiten von E-Mail-Eingängen nach vordefinierten Kriterien

• Elektronische Dateiablage verwalten (Organisieren von Dateien mit OneDrive, Google Drive, Nextcloud, Dropbox usw.)
• Ablagenführung und Aktenverwaltung
• Unterstützung bei digitaler Ablage

• Pflege und Aktualisierung von Daten in CRM oder Warenwirtschaftssystemen

• Recherche zu bestimmten Themenstellungen

• Online Besorgungen (Kauf von Geschenken, Blumenversand, etc.)
• Büromaterialbeschaffung

• Fortlaufende Buchhaltungstätigkeiten*
• Erstellung von Ausgangsrechnungen*
• Digitalisierung der Buchhaltung mit Buchhaltungssoftware
• Optimierung Rechnungslauf
• Upload von Belegen und Rechnungen ins Buchhaltungssystem*
• Fehlende Belege recherchieren*
• Reisekostenabrechnung*
• Wöchentlicher Überweisungslauf*
• Mahnwesen
• Zuarbeit und Korrespondenz mit Steuerberater/-büro
• Überwachung von Zahlungsströmen*

*bei bereits bestehenden Prozessen und standardisierten Abläufen der vorbereitenden Buchhaltung wird diese Dienstleistung im Bereich Backoffice Support abgebildet

• Gezielte Kundenansprache via Telefon und Social-Media-Kanäle, um Angebote zu platzieren (auch Cold Call) oder versandte Angebote nachzuhalten
• Beantworten von Produkt- und Kundenanfragen
• Nachfassen bei Mailings, Angeboten und offenen Rückfragen bei Kunden
• Erstellen und Nachverfolgen von Angeboten
• Auftragssachbearbeitung
• Erstellung von Auftragsbestätigungen

• Social Media Accounts (Facebook, XING, LinkedIn, Twitter, YouTube, etc.) einrichten
• Social Media-Konten verwalten und aktualisieren
• Beiträge für Social-Media-Kanäle erstellen
• Personen auf LinkedIn/XING nach bestimmten Kriterien recherchieren und mit Templates ansprechen

• Erstellen von Power Point Präsentationen nach Stichpunkten

• Erstellung und Veröffentlichung von Stellenausschreibungen
• Vorselektion der eingegangenen Bewerbungsunterlagen
• Übernahme der Korrespondenz mit Bewerbern

• Projektorganisation und -koordination (Umzug, Systemumstellungen)
• Eigenverantwortliche Betreuung und Koordination von übergreifenden Projekten
• Unterstützung bei der Durchführung strategischer Projekte

• Informationsbeschaffung, Recherchen und Auswertungen für Entscheidungsvorlagen

• Planung und Organisation von Meetings, Events, Kundenveranstaltungen, Seminaren, Betriebsfeiern oder Messen
• Buchungen von Veranstaltungsräumen
• Entwurf und Versand von Einladungen
• Teilnehmerverwaltung
• Organisation Catering
• Nachbereitung zur Veranstaltung

• Verwaltungsunterstützung bei Mandats-, Mitgliedschafts- und Verbandstätigkeiten (Mandat als Aufsichtsratsmitglied, Mandat als Beiratsmitglied, etc.)
• Verwaltung von Investmentimmobilien
• Korrespondenz mit Mietern
• Handwerker beauftragen und nachhalten
• Prüfung von Mieteingänge und Kontaktaufnahme mit säumigen Mietern

• Optimierung von Backoffice Prozessen
• Digitalisierung von Backoffice Prozessen
• Unterstützung im Prozessmanagement (Prozessanalysen, -Modellierung, -Dokumentation, Implementierung)

• Rufannahme mit Firmennamen
• Weiterleitung des Anliegens
• Erfassung von Bestellungen, Terminen, Supporttickets
• Individuelles Briefing (Leitfaden)